Gavekort

    1. Introduksjon

    Gavekortfunksjonen i SolvIT er en helhetlig løsning for håndtering av gavekort. Den gjør det mulig å opprette, selge, innløse og sjekke saldo på gavekort, samt se tidligere betalinger.

    Funksjonen brukes av:

    • Funksjonen kan brukes av alle i systemet.

    Dette kan du gjøre i løsningen:

    • Opprette gavekort manuelt
    • Selge gavekort til både nye og eksisterende pasienter
    • Innløse gavekort ved betaling 
    • Sjekke saldo og se historikk

    2. Roller og tilgang

    Alle brukere i systemet har tilgang til gavekortfunksjonen, uavhengig av rolle. Det er per i dag kun èn begrensninger på selve opprettelse av produktet. 

    Dette betyr at alle kan:

    • Opprette gavekort (kun administrasjon) 
    • Selge gavekort
    • Innløse gavekort
    • Se saldo og historikk

    3. Oppsett av gavekort som produkt

    Før gavekort kan selges i kasse, må det være opprettet som et produkt i systemet. Dette må gjøres av en administrator.

    Slik oppretter du gavekort som produkt

    1. Gå til Tjenester → Produkter i venstre hovedmeny
    2. Trykk på + Nytt produkt
    3. Fyll ut produktinformasjon:
      • Navn: Gavekort (anbefalt) (1)
      • Type: Gavekort (VIKTIG) (2)
    4. Legg til produktet

    Anbefalte innstillinger

    • Produktpris: (3)
      Sett til 0 kr
      (Beløpet settes ved salg, siden det varierer fra kunde til kunde)
    • Salgsansvarlig: (4)
      Anbefales satt til klinikkansvarlig

    Hurtigknapp i kasse (valgfritt) (5)

    Hvis ønskelig kan produktet legges som hurtigknapp i hurtigkassen.

    • Huk av for at produktet skal vises som hurtigknapp
    • Dette gjør at man slipper å søke opp gavekortet ved salg


    4. Opprette og selge gavekort

    Gavekort kan enten opprettes manuelt eller selges direkte via kasse. I de fleste tilfeller anbefales det å selge via kasse, da dette automatisk genererer kvittering med gavekortnummer.

    Manuell opprettelse

    Brukes typisk i spesielle tilfeller der gavekort kommer fra tidligere system.

    1. Gå til EPJ → Gavekort
    2. Trykk på + add_gift_card_manually
    3. Fyll ut alle felter i skjemaet
      • Alle felt må fylles ut
      • gift_card_number må være 16 tegn
    4. Trykk Lagre

    Salg via avtale

    Brukes når kunden kjøper gavekort i forbindelse med en time.

    1. Åpne aktuell timeavtale
    2. Trykk på “Utkast”
    3. Søk opp produktet gavekort
    4. Legg inn ønsket beløp
    5. Fullfør betalingen
    6. Gi kunden kvittering


    Salg via hurtigkasse

    Brukes når gavekort selges uten tilknytning til time.

    1. Gå til EPJ → Kalender
    2. Trykk på kasse-knappen (øverst til høyre)
    3. Legg til produktet gavekort
    4. Velg beløp
    5. Fullfør betaling

    Alle solgte gavekort blir automatisk lagret i:
    EPJ → Gavekort

    5. Utstede gavekort

    Når gavekort selges via kasse, genereres gavekortnummer automatisk og vises på kvitteringen. Kvitteringen fungerer som dokumentasjon og må gis til kunden.

    Leveringsmåter:

    • Utskrift (fysisk kvittering)
    • SMS
    • E-post

    Ved manuell opprettelse opprettes det ikke en kvittering. I disse tilfellene må gavekortnummeret gis til kunden manuelt.

    Dersom kvittering må hentes ut i etterkant:

    1. Gå til Salg → Salgsordre
    2. Finn aktuelt salg
    3. Velg utskrift

    Merk: Det er kun mulig å skrive ut kvittering i etterkant.

    6. Innløse gavekort

    Gavekort brukes i betalingsbildet etter at en time er bekreftet. Systemet håndterer trekk fra saldo automatisk.

    Slik gjør du:

    1. Bekreft time
    2. Legg inn gavekortkode i feltet “Gavekort”
    3. Beløpet trekkes fra totalsummen

    Delbetaling

    Hvis gavekortet ikke dekker hele beløpet:

    • Tilgjengelig saldo trekkes automatisk
    • Resterende beløp må betales av kunden

    Restsaldo

    Hvis det er penger igjen på gavekortet:

    • Oppdateres saldo automatisk
    • Kan brukes ved senere kjøp
    • Kan sees i EPJ → Gavekort

    7. Sjekke saldo

    All informasjon om gavekort finnes i gavekortoversikten.

    Gå til:
    EPJ → Gavekort

    Her kan du søke opp gavekort ved hjelp av hurtigsøk ved å skrive inn gavekortnummer.

    I oversikten kan du se:

    • Gavekortnummer
    • Hvem som har solgt gavekortet
    • Salgsdato
    • Transaksjoner
    • Totalbeløp
    • Brukt beløp
    • Gjenstående saldo

    8. Administrasjon

    Gavekort administreres fra gavekortoversikten, hvor du kan åpne og gjøre endringer på eksisterende gavekort.

    Endre gavekort

    1. Gå til EPJ → Gavekort
    2. Finn ønsket gavekort
    3. Trykk på øye-ikonet

    Her kan du endre:

    • Gavekortnummer
    • Gyldighet
    • Totalbeløp
    • Gjenstående beløp

    Sperre / deaktivere

    Det finnes per i dag ingen egen funksjon for å slette eller deaktivere gavekort. Ved behov må dette håndteres ved å justere gyldighet eller beløp.

    Refundering

    Kreditering skal normalt skje automatisk i systemet. Dersom dette ikke fungerer som forventet, kan nødvendige justeringer gjøres manuelt på gavekortet.


    Trenger du hjelp? 

    Åpningstider: Man – Fre kl. 08-16
    Vakttelefon: Man – Fre kl. 17-22 (Tastevalg: 1)
    Telefon: 40 00 19 87 // E-post: support@solvit.no

    Published